DeCA para empresas de transporte

En una empresa de transporte el DeCA no es un documento: son decenas o cientos al mes, repartidos entre varios conductores, vehículos y clientes. Desde el 5 de octubre de 2026, cada uno de esos documentos de control debe generarse digitalmente, con QR y URL de inspección. La diferencia entre cumplir con esfuerzo o cumplir sin pensar está en cómo organices la generación.

El reto: varios conductores, varios vehículos

Con flota, los problemas se multiplican: cada servicio necesita su DeCA antes de empezar, cada conductor debe llevar su copia (electrónica o impresa con QR), los cambios de vehículo de última hora deben quedar trazados y todos los ficheros deben conservarse al menos un año. Hacerlo con plantillas sueltas y carpetas de correo no escala.

Centralizar los documentos

DeCAya centraliza la operativa en un solo lugar:

• Clientes, vehículos y conductores reutilizables: los datos maestros se cargan una vez y se seleccionan en cada documento.
• Generación en segundos del PDF nativo con QR, lista para enviar al conductor de forma electrónica o impresa.
• Historial completo: todos los documentos de la flota quedan archivados y localizables, cubriendo la conservación mínima de un año.
• Modificaciones trazables: si cambia el vehículo o cualquier dato durante el servicio, queda registrada la fecha y hora del cambio y se conserva la versión original, como exige la Resolución de 5 de junio de 2026.
• Multiempresa: si el grupo opera con varias sociedades, cada una se gestiona bajo la misma cuenta.

Quién responde de cada dato: el artículo 7

La Orden FOM/2861/2012 reparte en su artículo 7 la responsabilidad sobre los datos del documento: el cargador contractual responde de los datos de las letras a) a d) (las identificaciones de cargador y transportista, origen y destino, y la mercancía) y el transportista efectivo de los de las letras e) a g) (autorización especial, fecha del transporte y matrículas). Como empresa transportista, conviene tener claro qué parte del documento es tuya y verificarla antes de cada servicio.

Integración con tu ERP o TMS

Si tu operativa ya vive en un ERP o un TMS, la API de DeCAya permite generar los DeCA directamente desde tus sistemas: los datos del servicio entran una vez y el documento sale con su QR sin doble tecleo.

El plan Empresa incluye DeCA ilimitados, varios usuarios y API por 35 €/mes, sin IVA. La API dispone de claves de prueba y producción, idempotencia y webhooks. Puedes revisar la documentación para integradores. Una integración por API requiere desarrollo; no equivale a un conector listo para cualquier ERP.

Cómo recibe el documento el conductor

Sí. Después de generar el documento, el botón de WhatsApp abre un mensaje con el enlace del DeCA. Tú eliges el destinatario y confirmas el envío. No es un envío automático.

El conductor entra desde el navegador del móvil con su teléfono y un PIN de cuatro dígitos, sin correo ni contraseña. Ve sus rutas habituales y los DeCA que ha creado. Puede añadir la app a la pantalla de inicio, sin pasar por una tienda de aplicaciones. Necesita conexión para acceder a sus documentos.

La aplicación necesita conexión para acceder a los documentos y generar o actualizar un DeCA. Puedes descargar el PDF antes del viaje y guardarlo en el dispositivo. DeCAya todavía no sincroniza documentos para consulta offline; abrir el enlace del QR requiere conexión.

Prepara la flota antes de octubre

Revisa los requisitos del DeCA, prueba el flujo con la guía cómo generar un DeCA paso a paso y consulta los planes de DeCAya para empresas. Si tu flota combina rutas nacionales e internacionales, revisa también DeCA vs CMR.