Keine Schonfrist beim DeCA: was Sie prüfen sollten, bevor der Lkw losfährt

Es gibt keine Schonfrist. Ab dem 5. Oktober 2026 muss das Kontrolldokument (documento de control) des gewerblichen Straßengüterverkehrs digital sein, nämlich das DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo), und das spanische Verkehrsministerium hat schriftlich festgehalten, dass die Vorschriften keinen zusätzlichen Zeitraum ohne Sanktionen vorsehen. In diesem Artikel erfahren Sie, woher das Datum stammt, wer verantwortlich ist, wenn das Dokument fehlt, und was Sie vor jeder Abfahrt prüfen sollten. Die vollständige Erklärung der Pflicht finden Sie unter DeCA-Pflicht 2026 (auf Spanisch).

Was das Ministerium gesagt hat

In seinen häufig gestellten Fragen zum DeCA beantwortet das Ministerium Frage 3, „Wird es eine Phase ohne Sanktion geben?“ (eigene Übersetzung), mit diesem Satz: „In den Vorschriften ist über den 5. Oktober hinaus keine zusätzliche Phase vorgesehen, in der die Digitalisierungspflicht nicht sanktioniert wird.“ Dieselbe Antwort steht auf der offiziellen DeCA-Seite.

Als Begründung nennt es, dass es den Übergangszeitraum bereits gab: „Der Übergangszeitraum ist bereits im Gesetz über nachhaltige Mobilität festgelegt, und das Datum der verpflichtenden Digitalisierung des DeCA ist der 5. Oktober 2026.“ Der Spielraum für die Umstellung waren also die Monate zwischen dem Gesetz und diesem Datum.

Woher der 5. Oktober kommt

Festgelegt ist das Datum im Gesetz 9/2025 vom 3. Dezember über nachhaltige Mobilität (Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible). Seine achte Übergangsbestimmung (disposición transitoria octava) besagt, dass das in der Verordnung FOM/2861/2012 (Orden FOM/2861/2012) geregelte Kontrolldokument „zehn Monate nach Inkrafttreten dieses Gesetzes zwingend digital sein muss“.

Das Gesetz wurde am 4. Dezember 2025 im spanischen Amtsblatt (BOE) veröffentlicht und trat am folgenden Tag, dem 5. Dezember 2025, in Kraft. Zehn Monate später ist der 5. Oktober 2026. Im Webinar des Ministeriums wird das so zusammengefasst: „Im LMS festgelegter Übergangszeitraum (10 Monate)“, wobei LMS für das Gesetz über nachhaltige Mobilität steht.

Was sich ändert, ist das Format, nicht die Pflicht. Das Kontrolldokument gab es bereits (es ist in der Verordnung FOM/2861/2012 geregelt), und die Präsentation des Ministeriums erinnert selbst daran: „Das Verwaltungskontrolldokument existiert schon vor der Digitalisierungspflicht.“

Wer verantwortlich ist, wenn das DeCA nicht existiert oder nicht an Bord ist

Beide Seiten des Transports: der vertragliche Verlader (cargador contractual) und der ausführende Frachtführer (transportista efectivo). Artikel 7.1 der Verordnung FOM/2861/2012 lautet: „Der vertragliche Verlader und der ausführende Frachtführer sind verantwortlich, wenn das entsprechende Kontrolldokument nicht ausgefertigt wird. Die gleiche Verantwortung wird ihnen in den Fällen zugewiesen, in denen es nicht an Bord des Fahrzeugs mitgeführt wird, es sei denn, der vertragliche Verlader weist nach, dass das Dokument ausgestellt wurde; in diesem Fall wird er von der Verantwortung befreit.“

Im Webinar fasst das Ministerium es in zwei Worten zusammen: Existiert das Dokument nicht, sind „beide sanktioniert“ (Folie 9). Und in seinen FAQ (Frage 8) stellt es klar, dass in der Verordnung „nicht festgelegt ist, wer das Dokument tatsächlich erstellen muss“. Deshalb sollten Sie mit jedem Kunden oder Subunternehmer vereinbaren, wer es erstellt. Wenn Sie in einer Auftragskette arbeiten, lesen Sie, wer das DeCA bei Unterauftragsvergabe erstellt.

Auch für die Angaben steht die Aufteilung in Artikel 7: Der vertragliche Verlader ist für die Angaben a) bis d) des Artikels 6 verantwortlich (die Beteiligten, Abgangs- und Bestimmungsort, die Ware und ihr Gewicht), der ausführende Frachtführer für die Angaben e) bis g) (die Sondergenehmigung, das Datum und die Kennzeichen).

Checkliste vor jeder Abfahrt

1. Das DeCA existiert, bevor der Lkw losfährt. Abschnitt eins (apartado primero) der technischen Resolution vom 5. Juni 2026 (Resolución de 5 de junio de 2026) verlangt, die Daten in die Datei umzuwandeln, „sobald sie bekannt sind, und immer vor dem tatsächlichen Beginn der Beförderung“. Um das zu gewährleisten, muss die Anwendung Datum und Uhrzeit der Erstellung erfassen.
2. Der Fahrer hat seine Kopie vor der Abfahrt. Nach Abschnitt sieben (apartado séptimo) wird die Kopie „immer vor dem tatsächlichen Beginn der Beförderung“ übergeben, auf dem Handy oder auf Papier ausgedruckt. Beides ist gültig, sofern die Kopie den QR-Code enthält. Papier ist nicht verboten: Digital erfolgen muss die Erstellung des Dokuments.
3. Der QR-Code lädt das PDF direkt herunter. Abschnitt drei (apartado tercero) bestimmt: „Nicht gültig ist eine URL, die auf eine Webseite führt, die Zugangsdaten oder eine Authentifizierung erfordert oder Download-Schaltflächen oder andere Elemente enthält, die eine manuelle Interaktion mit sich bringen.“ Machen Sie die Probe mit einem echten DeCA: Scannen Sie den QR-Code mit einem Handy, auf dem Sie nicht angemeldet sind, und prüfen Sie, ob das PDF ohne Weiteres heruntergeladen wird. Die Einzelheiten finden Sie unter Der QR-Code des DeCA (auf Spanisch).
4. Die Kennzeichen passen zu dem, was losfährt. Bei einer Fahrzeugkombination verlangt Artikel 6 g) der Verordnung sowohl das Kennzeichen der Zugmaschine als auch das des Sattelaufliegers oder Anhängers.
5. Sie wissen, wie unterwegs korrigiert wird. Ändert sich während der Beförderung etwas, werden handschriftliche Vermerke auf der ausgedruckten Kopie „nicht berücksichtigt“ (Abschnitt sieben): Die einzige gültige Art, das DeCA zu ändern, ist die aus Abschnitt fünf (apartado quinto). Gehen Sie die häufigen Fehler beim Erstellen des DeCA durch, damit Ihnen die gängigsten nicht unterlaufen.

Was Sie nicht tun müssen

• Sich beim Ministerium registrieren oder die DeCA dort hochladen. Frage 6 der FAQ sagt es so: „Es müssen nicht alle DeCA auf irgendeine Plattform des Ministeriums hochgeladen werden.“ Die PDF-Dateien müssen in einem Repository liegen und für die Behörden verfügbar sein, damit sie sie bei einer möglichen Straßenkontrolle herunterladen können.
• Eine zertifizierte Anwendung suchen. „Nein, die Softwareanwendungen für das DeCA müssen nicht zertifiziert werden“, antwortet das Ministerium in Frage 7. Zertifiziert werden müssen künftig dagegen die eFTI-Plattformen, und die sind etwas anderes.
• Das DeCA unterschreiben. Laut denselben FAQ (Frage 4) ist die Unterschrift nicht verpflichtend.

Wenn Sie noch kein Tool haben: Im selben Webinar stellte das Ministerium SIMPLE vor, eine kostenlose Plattform, die vom Ministerium, Puertos del Estado und ADIF entwickelt wurde und unter anderem DeCA erstellt. Den vollständigen Ablauf mit einem beliebigen Tool finden Sie unter So erstellen Sie ein DeCA Schritt für Schritt (auf Spanisch).

Wer befreit war, bleibt es

Die Digitalisierung erweitert nicht den Kreis der Verpflichteten. Im Zusammenhang mit Paketdiensten (Frage 5) fasst das Ministerium es so zusammen: „Wer bisher kein Kontrolldokument erstellt hat, muss es weiterhin nicht tun, und wer es auf Papier erstellt hat, muss es jetzt elektronisch tun.“

Nach Artikel 2 der Verordnung bleiben weiterhin ausgenommen: Transporte, die keine Genehmigung (título habilitante) benötigen, Umzüge, Transporte verunfallter oder defekter Fahrzeuge mit Spezialfahrzeugen sowie Paketdienste und ähnliche Dienste mit wenigen Packstücken, die eine Person ohne andere Hilfe als die Maschinen oder Werkzeuge des Fahrzeugs leicht handhaben kann. Laut den Fragen 1 und 2 gilt die Pflicht auch nicht für den Werkverkehr (transporte privado complementario) und nicht für internationale Transporte, sondern nur für den gewerblichen Binnenverkehr, also nationale Transporte und Kabotage (cabotaje). Die Einzelheiten finden Sie unter Ausnahmen vom DeCA (auf Spanisch).