Häufige Fehler beim Erstellen des DeCA (und wie Sie sie vermeiden)

Ein DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo) kann alle Angaben richtig enthalten und trotzdem nicht den Vorschriften entsprechen, weil es falsch erstellt, übergeben oder korrigiert wurde. Hier sind neun Fehler, die es ungültig oder vorschriftswidrig machen, jeweils mit der Regel, gegen die sie verstoßen, und wie Sie sie vermeiden. Die Regeln stammen aus der technischen Resolution vom 5. Juni 2026 (Resolución de 5 de junio de 2026) und aus der Verordnung FOM/2861/2012 (Orden FOM/2861/2012).

Fehler bei der Datei und beim Link

1. Ein Papierdokument einscannen

Wer ein handschriftlich ausgefülltes Formular einscannt, erhält kein DeCA. Abschnitt zwei (apartado segundo) der Resolution verlangt, dass die Erzeugung „nativ digital“ (eigene Übersetzung) aus den strukturierten Daten der Anwendung erfolgt, und stellt klar: „Nicht gültig sind daher elektronische Dateien, die durch das Einscannen eines vorhandenen Papierdokuments oder aus digitalisierten Bildern gewonnen wurden.“

So vermeiden Sie ihn: Erzeugen Sie das PDF mit einer Anwendung, die es aus den Daten aufbaut. Dieses PDF für den Fahrer auszudrucken ist erlaubt; nicht zulässig ist der umgekehrte Weg.

2. Ein Link mit Passwort oder mit Download-Schaltfläche

Der QR-Code des DeCA enthält die URL, über die die Kontrollbeamten das PDF herunterladen. Nach Abschnitt drei (apartado tercero) gilt: „Nicht gültig ist eine URL, die auf eine Webseite führt, die Zugangsdaten oder eine Authentifizierung erfordert oder Download-Schaltflächen oder andere Elemente enthält, die eine manuelle Interaktion mit sich bringen.“ Außerdem darf der Link nach Punkt 2 desselben Abschnitts nicht ablaufen, bevor die Beförderung endet.

So vermeiden Sie ihn: Scannen Sie den QR-Code mit einem Handy, auf dem Sie nicht angemeldet sind, und prüfen Sie, ob das PDF direkt heruntergeladen wird. Die technischen Details finden Sie unter Der QR-Code des DeCA (auf Spanisch).

Fehler bei Zeitpunkt und Übergabe

3. Das DeCA erstellen, wenn der Lkw schon unterwegs ist

Abschnitt eins (apartado primero) verlangt, die Daten in die Datei umzuwandeln, „sobald sie bekannt sind, und immer vor dem tatsächlichen Beginn der Beförderung“. Um das zu gewährleisten, muss die Anwendung Datum und Uhrzeit der Erstellung erfassen, und Abschnitt zwei verlangt, dass beide als Metadaten im PDF stehen. Mehr sagt die Resolution nicht, aber daraus schließen wir, dass ein mitten auf der Strecke erstelltes DeCA die Uhrzeit, die es verrät, in der Datei selbst tragen würde.

So vermeiden Sie ihn: Erstellen Sie das DeCA, sobald Sie die Daten der Ladung haben, und übergeben Sie dem Fahrer die Kopie vor der Abfahrt, wie es Abschnitt sieben (apartado séptimo) verlangt.

4. Die ausgedruckte Kopie von Hand korrigieren

Der Fahrer darf das DeCA ausgedruckt mitführen, immer mit dem QR-Code, aber ein Kennzeichen durchzustreichen oder ein Gewicht mit Kugelschreiber zu ändern, gilt nicht. Abschnitt sieben besagt: „Die handschriftlichen Vermerke darauf werden nicht berücksichtigt. Die einzige gültige Form, ein DeCA zu ändern, ist die in Abschnitt fünf dieser Resolution angegebene.“

So vermeiden Sie ihn: Nehmen Sie jede Änderung in der Anwendung vor, mit einer der beiden Methoden aus Abschnitt fünf (apartado quinto). Wie das geht, erklären wir unter So ändern Sie ein DeCA.

5. Das DeCA ändern und nicht erneut an den Fahrer senden

Abschnitt fünf lässt zwei Methoden zu: das vorhandene PDF bearbeiten (gleiche URL und gleicher QR-Code, mit Angabe des Änderungsgrunds und Kennzeichnung der alten Daten als ungültig) oder ein neues erzeugen (neue URL und neuer QR-Code, wobei das Original aufbewahrt wird). Und er schließt: „In beiden Fällen ist das geänderte PDF oder das neue PDF dem Fahrer zukommen zu lassen.“ Bei der zweiten Methode kommt hinzu, dass die Kopie des Fahrers einen QR-Code trägt, der auf die vorherige Datei verweist.

So vermeiden Sie ihn: Behandeln Sie das erneute Senden als Teil der Änderung, nicht als separaten Schritt.

Fehler bei den Angaben

6. Nur das Kennzeichen der Zugmaschine oder ein nicht vermerkter Fahrzeugwechsel

Artikel 6 g) der Verordnung verlangt bei einer Fahrzeugkombination „sowohl das Kennzeichen des Zugfahrzeugs als auch das des von diesem gezogenen Sattelaufliegers oder Anhängers“. Und weiter: „Sollte es nach Beginn des Transportvorgangs zu einem Fahrzeugwechsel kommen, muss dieser Umstand vom Transportunternehmen in den Kontrollunterlagen vermerkt werden.“ Nach Artikel 7.3 ist für diese Angabe der ausführende Frachtführer (transportista efectivo) verantwortlich.

So vermeiden Sie ihn: Prüfen Sie beide Kennzeichen vor der Abfahrt, und wenn das Fahrzeug wechselt, ändern Sie das DeCA und senden Sie es erneut.

7. Sendungen mit unterschiedlichem Verlader oder Frachtführer zusammenfassen

Ein DeCA kann mehrere Sendungen (envíos) zusammenfassen, aber Abschnitt sechs (apartado sexto) erlaubt das nur, „wenn der vertragliche Verlader [cargador contractual] und der ausführende Frachtführer bei allen Sendungen dieselben sind“. Bei jeder Sendung müssen Abgangs- und Bestimmungsort sowie Art und Gewicht ihrer Ware angegeben sein.

So vermeiden Sie ihn: Wenn Sie auf derselben Route Sendungen von zwei verschiedenen vertraglichen Verladern befördern, erstellen Sie für jeden ein eigenes DeCA.

8. Die beiden Parteien nicht getrennt ausweisen oder glauben, das CMR-Format mache daraus einen CMR-Frachtbrief

Das Format ist frei, auch das eines Frachtbriefs oder eines ADR-Beförderungspapiers. Abschnitt acht (apartado octavo) verlangt jedoch, dass „stets die Rollen des vertraglichen Verladers und des ausführenden Frachtführers ausdrücklich und gesondert ausgewiesen sind“. Das sind nicht immer dieselben Personen wie Verlader und Frachtführer des Frachtbriefs (cargador und porteador): Nach Frage 9 der häufig gestellten Fragen des spanischen Verkehrsministeriums ist, wenn ein Frachtführer einen anderen als Subunternehmer beauftragt, der erste der vertragliche Verlader und der zweite der ausführende Frachtführer.

Frage 13 trennt außerdem das Format vom rechtlichen Charakter: Bei einem nationalen Transport „kann das CMR-Format verwendet werden, wenn es zweckmäßiger ist, aber das bedeutet nicht, dass die Beförderung unter dem CMR-Übereinkommen durchgeführt wird, da dieses auf einen nationalen Transport nicht anwendbar ist“.

So vermeiden Sie ihn: Beschriften Sie die Felder als „vertraglicher Verlader“ (cargador contractual) und „ausführender Frachtführer“ (transportista efectivo) und nehmen Sie alle Angaben aus Artikel 6 auf. Mehr dazu unter DeCA und CMR (auf Spanisch) und unter Wer das DeCA bei Unterauftragsvergabe erstellt.

Fehler nach der Beförderung

9. Das DeCA nicht ein Jahr lang aufbewahren

Artikel 9 der Verordnung verpflichtet dazu, das Dokument „mindestens ein Jahr lang“ für die Landverkehrsinspektion (Inspección de Transporte Terrestre) bereitzuhalten, und Abschnitt zwei der Resolution wendet das auf die elektronischen Dateien an, sowohl auf die des vertraglichen Verladers als auch auf die des ausführenden Frachtführers. Hat einer der beiden sie erstellt, genügt es, dass der andere sie während dieses Jahres herunterladen kann.

Verwechseln Sie das nicht mit dem Link: Nach Ablauf von sieben Kalendertagen ab dem Ende der Beförderung kann der Download über die URL deaktiviert werden (Abschnitt drei), die Datei wird aber weiter aufbewahrt. Wenn Sie das DeCA geändert haben, indem Sie ein neues erzeugt haben, bewahren Sie auch das Original auf.

So vermeiden Sie ihn: Prüfen Sie, wie lange Ihr Tool die PDF-Dateien aufbewahrt.

Was vom Tool abhängt und was von Ihnen

Die Fehler 1, 2 und 9 vermeidet oder verursacht die Anwendung, mit der Sie das DeCA erstellen: Prüfen Sie diese Punkte bei der Auswahl anhand der Liste der Anforderungen an das DeCA (auf Spanisch). Die übrigen hängen von Ihrer Arbeitsweise ab: rechtzeitig erstellen, die Kopie vor der Abfahrt übergeben, nur in der Anwendung korrigieren und immer erneut senden.