Die Straßenkontrolle des DeCA, Schritt für Schritt

Wird der Lkw angehalten, zeigt der Fahrer das DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo) mit seinem QR-Code, auf dem Handy oder ausgedruckt, oder ersatzweise nur den QR-Code: So legt es die technische Resolution vom 5. Juni 2026 (Resolución de 5 de junio de 2026) fest. Was danach geschieht, skizziert das Webinar des spanischen Verkehrsministeriums: Die URL aus dem QR-Code gelangt zu einem Gateway des Ministeriums, das das PDF aus dem Repository herunterlädt, in dem es gespeichert ist, und es dem Beamten übergibt. Hier finden Sie den gesamten Ablauf, was danach im Unternehmen geprüft wird und wie der Fahrer gut vorbereitet in die Kontrolle kommt.

Vom Anhalten zum PDF: die fünf Schritte

Folie 17 des Webinars mit dem Titel „Inspección en carretera“ (Straßenkontrolle) zeigt die Kontrolle in fünf Schritten:

1. Das Fahrzeug kommt mit dem DeCA an Bord zur Kontrollstelle, wo der Beamte ein Tablet dabeihat.
2. Das Tablet sendet die URL des Dokuments (die im QR-Code enthaltene) an ein Gateway des Ministeriums, das im Schema als „Pasarela DGTCF“ (DGTCF-Gateway) beschriftet ist.
3. Das Gateway ruft diese URL per HTTPS in dem Repository auf, in dem das DeCA gespeichert ist.
4. Das Repository gibt das PDF an das Gateway zurück.
5. Das Gateway übergibt das PDF dem Beamten.

Laut dem Schema erhält der Beamte das PDF aus dem Repository, nicht vom Telefon des Fahrers, dessen Kopie den QR-Code mit der URL liefert. Die Resolution erwähnt das Gateway nicht, verlangt aber, dass die Beamten während der Beförderung „die im Repository gespeicherte elektronische Datei herunterladen“ können (Punkt 3 von Abschnitt drei, apartado tercero; eigene Übersetzung).

Was der Fahrer zeigen muss

Abschnitt sieben (apartado séptimo) der Resolution verpflichtet dazu, dem Fahrer vor dem tatsächlichen Beginn der Beförderung eine Kopie des DeCA zu übergeben, und zwar in einer dieser beiden Formen:

• als elektronische Kopie, die er auf einem mobilen Gerät zeigen kann, oder
• als auf Papier ausgedruckte Kopie.

In beiden Fällen muss die Kopie den QR-Code tragen, und der Fahrer kann den QR-Code zusätzlich als eigene Datei haben. Wenn das Personal der Landverkehrsinspektion (Servicios de Inspección del Transporte Terrestre) oder die Kontrollbeamten der Straßenverkehrsüberwachung (agentes de las fuerzas de vigilancia del transporte en carretera) das Dokument verlangen, legt der Fahrer „das DeCA mit dem QR-Code oder ersatzweise nur den QR-Code“ vor.

Die Papierkopie ist genauso gültig wie die auf dem Handy: Digital sein muss die Erstellung des Dokuments, nicht das, was im Führerhaus mitfährt. Allerdings: Auf einer ausgedruckten Kopie „werden handschriftliche Vermerke nicht berücksichtigt“.

Warum der Link das PDF ohne Weiteres herunterladen muss

Weil Abschnitt drei der Resolution es verlangt: Während der Beförderung muss der Aufruf der URL „den direkten Download der elektronischen Datei im PDF-Format“ bewirken (Punkt 3), und nicht gültig ist eine URL, die zu einer Seite führt, „die Zugangsdaten oder eine Authentifizierung erfordert oder Download-Schaltflächen oder andere Elemente enthält, die eine manuelle Interaktion mit sich bringen“ (Punkt 4). Das passt zum Schema des Webinars, in dem das Gateway die URL aufruft.

Die URL darf Tokens oder Schlüssel mit Ablaufdatum enthalten, sofern sie nicht vor dem Ende der Beförderung abläuft (Punkt 2). Nach Ablauf von sieben Kalendertagen ab dem Ende der Beförderung „kann“ der Download deaktiviert werden (Punkt 5): Das ist eine Möglichkeit, keine Pflicht. Die technischen Details (HTTPS, TLS, eindeutige URL) finden Sie unter Der QR-Code des DeCA (auf Spanisch).

Vorher, währenddessen, danach: die drei Phasen

Folie 14 des Webinars teilt das Leben des DeCA in drei Phasen ein:

• Vor der Beförderung: mindestens alle Angaben der Verordnung FOM/2861/2012 (Orden FOM/2861/2012) erfassen, in ein PDF umwandeln und dieses speichern.
• Während der Beförderung: Das PDF steht zum Download über die URL bereit. Das ist die Phase der möglichen Straßenkontrolle.
• Nach der Beförderung: Aufbewahrung für mindestens ein Jahr. Es kann eine Kontrolle im Unternehmen geben, durch „Besuch vor Ort oder Aufforderung“, und dabei ist der Download über die URL nicht nötig.

Das sind zwei verschiedene Fristen. Der Link kann sieben Kalendertage nach dem Ende der Beförderung abgeschaltet werden, aber Artikel 9 der Verordnung FOM/2861/2012 verpflichtet diejenigen, die die Sendung (envío) dokumentieren, ein Exemplar oder eine Kopie „zur Verfügung der Landverkehrsinspektion, mindestens ein Jahr lang“ aufzubewahren, auf einem beliebigen Träger, sofern die Information vollständig und lesbar ist.

Wenn das Dokument nicht an Bord ist

Artikel 7.1 der Verordnung macht den vertraglichen Verlader (cargador contractual) und den ausführenden Frachtführer (transportista efectivo) dafür verantwortlich, wenn das Dokument nicht ausgefertigt wird, und weist ihnen „die gleiche Verantwortung“ zu, wenn es nicht an Bord des Fahrzeugs mitgeführt wird, „es sei denn, der vertragliche Verlader weist nach, dass das Dokument ausgestellt wurde; in diesem Fall wird er von der Verantwortung befreit“. Die Verordnung sieht diese Befreiung nur für den vertraglichen Verlader vor, nicht für den ausführenden Frachtführer. Wer welche Rolle hat, wenn Vermittler beteiligt sind, erklären wir unter Wer das DeCA bei Unterauftragsvergabe erstellt.

Das Webinar fasst es so zusammen (Folie 9): Existiert das Dokument nicht, sind „beide sanktioniert“. Und nach Frage 3 der häufig gestellten Fragen des Ministeriums sehen die Vorschriften über den 5. Oktober 2026 hinaus keine Phase vor, in der die Digitalisierungspflicht nicht sanktioniert wird.

Tipps für den Fahrer

• Fahren Sie nicht ohne DeCA los. Die Kopie muss vor Beginn der Beförderung in Ihren Händen sein (Abschnitt sieben).
• Prüfen Sie, ob die Kopie den QR-Code trägt. Abschnitt sieben verlangt das sowohl auf dem Handy als auch auf Papier.
• Halten Sie den QR-Code auch separat bereit. Die Resolution erlaubt das, und wenn Sie bei der Kontrolle nicht das ganze Dokument zeigen können, legen Sie ersatzweise nur den QR-Code vor.
• Wenn Sie auf das Handy angewiesen sind, speichern Sie das PDF vor der Abfahrt auf dem Telefon oder nehmen Sie zusätzlich die ausgedruckte Kopie mit: Beide Formen sind gültig.
• Prüfen Sie die Kennzeichen. Bei einer Fahrzeugkombination müssen die Zugmaschine und der Anhänger oder Sattelauflieger angegeben sein (Artikel 6 g der Verordnung), und für diese Angaben ist der ausführende Frachtführer verantwortlich.
• Korrigieren Sie nichts mit dem Kuli. Ändert sich während der Beförderung etwas, bitten Sie das Büro um das geänderte PDF oder um ein neues: Das ist die einzige gültige Form, wie wir unter So ändern Sie ein DeCA erklären.

Wenn Sie selbstständig arbeiten und das DeCA selbst auf dem Handy erstellen, finden Sie den Rest des Arbeitsalltags unter DeCA für Selbstständige (auf Spanisch).

Wie DeCAya das löst

Bei DeCAya liefert der Link im QR-Code das PDF direkt aus, ohne Anmeldeseite und ohne Schaltflächen. Er bleibt bis sieben Kalendertage nach dem Ende der Beförderung aktiv, und auch wenn er danach deaktiviert wird, bleibt das PDF mindestens ein Jahr lang gespeichert. Wird ein DeCA annulliert, liefert der Link das Dokument nicht mehr aus und weist darauf hin, dass es annulliert wurde. In der Demo sehen Sie ohne Registrierung, was der Beamte beim Scannen des QR-Codes erhält.