So ändern Sie ein DeCA: Lkw-Wechsel, Panne oder falsche Angaben

Wenn während des Transports der Lkw gewechselt wird, das Fahrzeug eine Panne hat oder Sie eine falsch eingetragene Angabe entdecken, wird das DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo) auf eine der beiden Arten geändert, die Abschnitt fünf (apartado quinto) der technischen Resolution vom 5. Juni 2026 (Resolución de 5 de junio de 2026) festlegt: indem das vorhandene PDF bearbeitet oder ein neues erzeugt wird. In beiden Fällen muss das aktualisierte Dokument dem Fahrer zugehen, und in keinem Fall ist es zulässig, die ausgedruckte Kopie von Hand zu korrigieren.

Die zwei Methoden im Wortlaut der Resolution

Abschnitt fünf beginnt so: „Ist während der Durchführung der Beförderung eine Änderung oder Aktualisierung der Daten des DeCA erforderlich, kann eine der folgenden Methoden angewandt werden“ (eigene Übersetzung):

1. Änderung der vorhandenen elektronischen Datei. „Die neuen Daten werden in das vorhandene PDF eingefügt, ebenso der Grund der Änderung, und die alten Daten werden beibehalten, wobei deutlich angegeben wird, dass sie nicht mehr gültig sind. Da in diesem Fall dasselbe PDF beibehalten wird, ändert sich die URL nicht, und der vorhandene QR-Code bleibt gültig.“
2. Erzeugung einer neuen elektronischen Datei. „Es wird ein neues PDF mit allen Daten erzeugt. Da es sich in diesem Fall um ein anderes PDF handelt, hat es eine neue URL, und folglich ist der QR-Code ein anderer. In diesem Fall ist die ursprüngliche Datei zum Zweck der Nachvollziehbarkeit der Datenänderung aufzubewahren.“

Und am Ende heißt es: „In beiden Fällen ist das geänderte PDF oder das neue PDF dem Fahrer zukommen zu lassen.“ Das spanische Verkehrsministerium wiederholt diesen Text in seinen häufig gestellten Fragen (Frage 12) und fasste ihn in seinem Webinar so zusammen (Folie 19): Wird das PDF bearbeitet, bleiben Link und QR-Code gleich; wird ein neues erzeugt, gibt es eine neue URL und einen neuen QR-Code.

Was bei jeder Methode mit Link und QR-Code geschieht

Bei der ersten Methode funktioniert der QR-Code, den der Fahrer bereits dabeihat, weiter, weil er auf dasselbe PDF verweist. Dafür muss das Dokument gleichzeitig die neuen Daten, den Änderungsgrund und die deutlich als ungültig gekennzeichneten alten Daten zeigen. Auch wenn sich der QR-Code nicht ändert, zeigt eine vor der Änderung ausgedruckte Kopie die neuen Daten nicht, und Abschnitt fünf verpflichtet ohnehin dazu, das geänderte PDF dem Fahrer zukommen zu lassen.

Bei der zweiten Methode ist das neue PDF sauber, mit allen aktualisierten Daten, hat aber eine andere URL und einen anderen QR-Code. Die Kopie des Fahrers, auf dem Handy oder ausgedruckt, enthält den QR-Code der vorherigen Datei und muss deshalb ersetzt werden. Die ursprüngliche Datei wird nicht gelöscht: Sie wird aufbewahrt, damit die Änderung nachvollziehbar bleibt.

Die Resolution lässt die Wahl zwischen beiden, und ihr Abschnitt sieben (apartado séptimo) schließt jeden anderen Weg aus. Mehr zum Link unter Der QR-Code des DeCA (auf Spanisch).

Was Sie beim Ändern nicht vergessen dürfen

• Erneut an den Fahrer senden. Abschnitt fünf verpflichtet dazu, ihm das geänderte oder das neue PDF zukommen zu lassen, ganz gleich mit welcher Methode, und Abschnitt sieben verlangt, dass die Kopie an Bord, auf dem Handy oder auf Papier, den QR-Code enthält.
• Datum und Uhrzeit der Änderung. Nach Abschnitt eins (apartado primero) muss die Anwendung Datum und Uhrzeit der Erstellung der Datei erfassen, und „Datum und Uhrzeit werden auch erfasst, wenn eine Änderung erfolgt“. Abschnitt zwei (apartado segundo) ergänzt, dass beide Angaben Metadaten des PDF sind.
• Das Original aufbewahren. Bei der zweiten Methode verpflichtet Abschnitt fünf dazu, die ursprüngliche Datei „zum Zweck der Nachvollziehbarkeit“ aufzubewahren. Wie jedes DeCA wird sie mindestens ein Jahr lang aufbewahrt, nach Abschnitt zwei der Resolution und Artikel 9 der Verordnung FOM/2861/2012 (Orden FOM/2861/2012).

Handschriftliche Korrekturen zählen nicht

Das DeCA ausgedruckt mitzuführen ist erlaubt, sofern die Kopie den QR-Code trägt. Was nicht geht, ist, darauf zu schreiben. Abschnitt sieben ist eindeutig: „Wird eine ausgedruckte Kopie mitgeführt, werden die handschriftlichen Vermerke darauf nicht berücksichtigt. Die einzige gültige Form, ein DeCA zu ändern, ist die in Abschnitt fünf dieser Resolution angegebene.“ Das ist einer der häufigen Fehler beim Erstellen des DeCA.

Drei typische Situationen

Wechsel des Lkw oder des Anhängers

Artikel 6 g) der Verordnung sieht das ausdrücklich vor: „Sollte es nach Beginn des Transportvorgangs zu einem Fahrzeugwechsel kommen, muss dieser Umstand vom Transportunternehmen in den Kontrollunterlagen vermerkt werden.“ Bei einer Fahrzeugkombination zählen beide Kennzeichen, das der Zugmaschine und das des Sattelaufliegers oder Anhängers, und nach Artikel 7.3 ist dafür der ausführende Frachtführer (transportista efectivo) verantwortlich. Das erste der beiden Beispiele des Ministeriums, auf die Folie 25 des Webinars verweist, ein ADR-Beförderungspapier gefolgt von einem DeCA, hat in der Fahrzeugtabelle des DeCA eine Spalte „Cambio vehículo“ (Fahrzeugwechsel), um den Wechsel dort zu vermerken.

Panne

Muss die Ladung wegen einer Panne auf ein anderes Fahrzeug umgeladen werden, ist das ein Fahrzeugwechsel und wird genauso behandelt: Das DeCA wird mit den neuen Kennzeichen nach einer der beiden Methoden geändert und dem Fahrer zugestellt, der die Fahrt fortsetzt; das muss nicht derselbe sein.

Falsche Angaben

Eine falsch geschriebene Steuernummer (NIF), ein falsches Gewicht oder ein Bestimmungsort, der sich während der Beförderung ändert, werden auf die gleiche Weise korrigiert. Bevor Sie etwas ändern, beachten Sie, wer nach Artikel 7 der Verordnung für welche Angabe verantwortlich ist: der vertragliche Verlader (cargador contractual) für die Angaben a) bis d) (die Beteiligten, Abgangs- und Bestimmungsort, die Ware und ihr Gewicht) und der ausführende Frachtführer für die Angaben e) bis g) (die Sondergenehmigung, das Datum und die Kennzeichen). Ist die andere Partei für die Angabe verantwortlich, klären Sie die Änderung mit ihr ab. Unter DeCA für Transportunternehmen (auf Spanisch) finden Sie die vollständige Aufteilung.

So macht es DeCAya

DeCAya verwendet die zweite Methode. Beim Ändern eines DeCA wird ein neues PDF mit neuem QR-Code und neuem Link erzeugt, und die Anwendung erinnert Sie daran, es erneut an den Fahrer zu senden. Das neue PDF trägt die Kennzeichnung „DeCA · versión 2“ (Version 2, bzw. 3, 4 …) und einen Hinweis, welche Version es ersetzt und dass diese für die Beförderung nicht mehr gültig ist. Das Feld „Grund der Änderung“ ist optional (Abschnitt fünf verlangt den Grund nur bei der ersten Methode): Wenn Sie es ausfüllen, erscheint der Grund in diesem Hinweis; wenn nicht, steht dort „Motivo: no indicado“ (Grund: nicht angegeben). Die früheren Versionen bleiben erhalten, und das Formular hat ein Feld für den Fahrzeugwechsel, das in der Spalte „Cambio vehículo“ gedruckt wird.