Comment modifier un DeCA : changement de camion, panne ou erreur de données

Si, pendant le transport, le camion change, le véhicule tombe en panne ou vous découvrez une donnée erronée, le DeCA se modifie de l’une des deux façons fixées par la section 5 (apartado quinto) de la résolution du 5 juin 2026 (Resolución de 5 de junio de 2026) : en modifiant le PDF existant ou en en générant un nouveau. Dans les deux cas, il faut faire parvenir le document mis à jour au conducteur, et dans aucun des deux une correction à la main sur la copie imprimée n’est valable.

Les deux méthodes, telles que les prévoit la résolution

La section 5 commence ainsi : « Si, pendant la réalisation du service de transport, la modification ou la mise à jour des données du DeCA est nécessaire, il pourra être recouru à l’une des méthodes suivantes » (notre traduction) :

1. Modification du fichier électronique existant. « Les nouvelles données seront ajoutées au PDF existant, ainsi que le motif du changement, et les anciennes données seront conservées en indiquant clairement qu’elles ne sont plus valables. Dans ce cas, le même PDF étant conservé, l’URL ne changera pas et le code QR existant restera valable. »
2. Génération d’un nouveau fichier électronique. « Un nouveau PDF sera généré avec toutes les données. Dans ce cas, s’agissant d’un PDF différent, il aura une nouvelle URL et, par conséquent, le code QR sera différent. Dans ce cas, le fichier original devra être conservé aux fins de traçabilité de la modification des données. »

Et elle se termine ainsi : « Dans les deux cas, il faudra faire parvenir le PDF modifié ou le nouveau PDF au conducteur ». Le ministère espagnol des Transports reprend ce texte dans ses questions fréquentes (question 12) et, dans son webinaire, il l’a résumé ainsi (diapositive 19) : si l’on modifie le PDF, même lien et même QR ; si l’on en génère un nouveau, nouvelle URL et nouveau QR.

Ce que deviennent le lien et le QR avec chaque méthode

Avec la première méthode, le QR que le conducteur a déjà continue de fonctionner, car il pointe vers le même PDF. En contrepartie, le document doit afficher à la fois les nouvelles données, le motif du changement et les anciennes données clairement signalées comme non valables. Même si le QR ne change pas, une copie imprimée avant le changement ne montre pas les nouvelles données, et la section 5 oblige de toute façon à faire parvenir le PDF modifié au conducteur.

Avec la seconde méthode, le nouveau PDF est propre, avec toutes les données à jour, mais il a une autre URL et un autre QR. La copie que le conducteur a sur lui, sur son téléphone ou imprimée, contient le QR de l’ancien fichier : il faut donc la remplacer. Le fichier original n’est pas supprimé : il est conservé pour garder une trace du changement.

La résolution laisse le choix entre les deux, et sa section 7 (apartado séptimo) ferme la porte à toute autre voie. Pour en savoir plus sur le lien, voir le code QR du DeCA (en espagnol).

Ce qu’il ne faut pas oublier en modifiant

• Renvoyer au conducteur. La section 5 oblige à lui faire parvenir le PDF modifié ou le nouveau, quelle que soit la méthode, et la section 7 exige que la copie qu’il a à bord, sur son téléphone ou sur papier, contienne le code QR.
• Date et heure du changement. Selon la section 1 (apartado primero), l’application doit enregistrer la date et l’heure de création du fichier et « la date et l’heure seront également enregistrées en cas de modification ». La section 2 (apartado segundo) ajoute que les deux seront des métadonnées du PDF.
• Conserver l’original. Avec la seconde méthode, la section 5 oblige à garder le fichier original « aux fins de traçabilité ». Comme tout DeCA, il est conservé au moins un an, selon la section 2 de la résolution et l’article 9 de l’arrêté FOM/2861/2012 (Orden FOM/2861/2012).

Les corrections à la main ne comptent pas

Avoir le DeCA imprimé à bord est autorisé, à condition que la copie comporte le QR. Ce qui ne sert à rien, c’est d’écrire dessus. La section 7 est claire : « En cas de détention d’une copie imprimée, les annotations manuscrites portées sur celle-ci ne seront pas prises en compte. La seule manière valable de modifier un DeCA est celle indiquée à la section 5 de la présente résolution ». C’est l’une des erreurs fréquentes lors de la génération du DeCA.

Trois situations courantes

Changement de camion ou de remorque

L’article 6 g) de l’arrêté le prévoit expressément : « Si, une fois l’opération de transport commencée, un changement de véhicule se produisait, cette circonstance devra être mentionnée dans la documentation de contrôle par l’entreprise de transport ». Pour un ensemble articulé, les deux immatriculations comptent, celle du tracteur et celle de la semi-remorque ou de la remorque, et selon l’article 7.3, c’est le transporteur effectif (transportista efectivo) qui en répond. Le premier des deux exemples du ministère auxquels renvoie la diapositive 25 du webinaire, un document de transport ADR suivi d’un DeCA, comporte dans le tableau des véhicules du DeCA une colonne « Cambio vehículo » (changement de véhicule) pour le consigner.

Panne

Si la panne oblige à transférer le chargement sur un autre véhicule, c’est un changement de véhicule et il se traite de la même manière : on modifie le DeCA avec les nouvelles immatriculations selon l’une des deux méthodes et on le fait parvenir au conducteur qui poursuit le trajet, qui n’est pas forcément le même.

Erreur dans les données

Un NIF mal saisi, un poids erroné ou une destination qui change pendant le service se corrigent de la même façon. Avant de toucher à quoi que ce soit, tenez compte de qui répond de chaque donnée selon l’article 7 de l’arrêté : le chargeur contractuel (cargador contractual), des points a) à d) (les parties, l’origine et la destination, la marchandise et son poids), et le transporteur effectif, des points e) à g) (l’autorisation spéciale, la date et les immatriculations). Si la donnée relève de l’autre partie, confirmez-la avec elle. Vous trouverez la répartition complète dans le DeCA pour les entreprises de transport (en espagnol).

Comment DeCAya procède

DeCAya utilise la seconde méthode. Lorsque vous modifiez un DeCA, un nouveau PDF est généré avec un nouveau QR et un nouveau lien, et l’application vous rappelle qu’il faut le renvoyer au conducteur. Le nouveau PDF porte la mention « DeCA · versión 2 » (version 2, ou 3, 4…) et une note qui indique quelle version il remplace et que celle-ci n’est plus valable pour le service. Le champ « Motif de la modification » est facultatif (la section 5 ne demande le motif que pour la première méthode) : si vous le remplissez, il apparaît dans cette note ; sinon, la note indique « Motivo: no indicado » (motif non indiqué). Les versions précédentes sont conservées, et le formulaire comporte un champ de changement de véhicule qui s’imprime dans la colonne « Cambio vehículo ».