Qui établit le DeCA en cas de sous-traitance

Lorsqu’un transport passe par plusieurs mains, le DeCA de cet envoi (envío) ne concerne pas toute la chaîne, mais deux entreprises : celle qui effectue matériellement le transport, la dernière de la chaîne, appelée transporteur effectif (transportista efectivo), et celle qui contracte directement avec elle, le chargeur contractuel (cargador contractual). Toutes deux sont tenues de le formaliser, et la réglementation ne dit pas laquelle doit le générer. C’est ce qu’expliquent les questions 8 et 9 des questions fréquentes du ministère espagnol des Transports, qui appliquent les définitions de l’arrêté FOM/2861/2012 (Orden FOM/2861/2012).

Les deux rôles de l’article 4

L’article 4 de l’arrêté oblige deux acteurs à formaliser le document :

• Transporteur effectif : le « titulaire de l’autorisation sous le couvert de laquelle le transport est matériellement effectué » (notre traduction).
• Chargeur contractuel : celui qui « contracte directement avec le transporteur effectif le transport de l’envoi », qu’il s’agisse du chargeur effectif ou d’un autre transporteur, d’une coopérative, d’une agence de transport, d’un transitaire, d’un entrepositaire-distributeur, d’un opérateur logistique ou de toute personne qui, de manière habituelle, contracte des transports ou sert d’intermédiaire dans leur conclusion.

Le mot clé est directement. Le chargeur contractuel n’est pas nécessairement le propriétaire de la marchandise, mais celui qui se trouve juste un maillon au-dessus du camion qui effectue le trajet.

Ce que répond le ministère sur la sous-traitance

La question 9 tranche avec un exemple : « Si un transporteur (Transporteur A) sous-traite à un autre (Transporteur B) un envoi déterminé, alors ce dernier sera le transporteur effectif (Transporteur B), tandis que le premier sera le chargeur contractuel (Transporteur A) ».

Et elle ajoute que, au-delà de la lettre de voiture entre le chargeur et le voiturier prévue par la loi 15/2009 (Ley 15/2009), « pour le DeCA, les responsabilités incombent à celui qui effectue matériellement le transport, le dernier de la chaîne de sous-traitance, et à celui qui l’engage ». Autrement dit, les parties du contrat commercial et celles du DeCA peuvent ne pas coïncider ; la différence entre les deux documents est expliquée dans DeCA vs lettre de voiture (en espagnol).

Les deux réponses rappellent que la dématérialisation ne modifie pas l’arrêté : les responsabilités « restent les mêmes » que sur papier.

Un exemple avec quatre entreprises

Le ministère ne donne que l’exemple de deux transporteurs. Ce qui suit n’est pas un exemple officiel, mais notre lecture de l’article 4 et de la question 9 appliquée à une chaîne plus longue.

Une usine de Valence doit expédier un chargement complet à Saragosse et confie l’opération à une agence de transport. L’agence contracte le service avec l’entreprise Transportes A, qui n’a pas de camion disponible et le sous-traite à Transportes B, un indépendant qui effectue le trajet avec son propre véhicule et sous sa propre autorisation.

• Transporteur effectif : Transportes B, car le transport est matériellement effectué sous le couvert de son autorisation.
• Chargeur contractuel : Transportes A, car c’est lui qui contracte directement avec B.
• L’usine et l’agence ne figurent ni comme chargeur contractuel ni comme transporteur effectif dans le DeCA de cet envoi.

Si l’agence avait engagé B sans passer par A, le chargeur contractuel serait l’agence. Et si l’usine avait engagé B directement, ce serait l’usine.

Si votre cas comporte des transbordements ou plusieurs tronçons, la page des questions fréquentes du ministère propose un formulaire de consultation.

Qui le génère : ce que la réglementation laisse ouvert

Selon la question 8, « l’arrêté FOM/2861/2012 ne précise pas qui doit matériellement réaliser le document, mais il établit bien que les deux sont tenus de le formaliser ». Dans l’exemple, le DeCA peut être généré par A ou par B ; mieux vaut donc qu’ils en conviennent entre eux. Ce qui ne fonctionne pas, c’est que chacun tienne pour acquis que l’autre s’en charge. Si le document n’existe pas, le webinaire du ministère est clair (diapositive 9) : « tous deux sanctionnés ».

L’article 7.1 de l’arrêté apporte une nuance pour le chargeur contractuel. Les deux sont responsables si le document ne se trouve pas à bord, « sauf si le chargeur contractuel prouve que le document a été émis », auquel cas il est exonéré. A a donc intérêt à pouvoir démontrer que le DeCA a été émis. L’arrêté ne dit pas comment le prouver. À notre avis, ce qui y aide, c’est que la résolution du 5 juin 2026 (Resolución de 5 de junio de 2026) impose d’enregistrer la date et l’heure de création du fichier et de les conserver comme métadonnées du PDF (sections 1.2 et 2.1, apartados primero.2 y segundo.1), même si elle l’exige dans un autre but : garantir que le DeCA est créé avant le début effectif du service.

Qui répond de chaque donnée

Même si un seul des deux le génère, chaque partie répond de ses propres données (articles 7.2 et 7.3 de l’arrêté et question 10 du ministère) :

• Chargeur contractuel : points a) à d) de l’article 6, c’est-à-dire sa propre identification, celle du transporteur effectif, l’origine et la destination, ainsi que la nature et le poids de la marchandise. Il répond aussi des observations qu’il inclut lui-même (point h).
• Transporteur effectif : points e) à g), c’est-à-dire l’autorisation spéciale de circulation le cas échéant, la date du transport et les immatriculations. Il répond aussi de ses propres observations.

Dans l’exemple, A répond de la nature et du poids d’une marchandise qu’il n’a pas chargée lui-même. En pratique, cette information doit lui parvenir de l’usine, par l’intermédiaire de l’agence. Le détail de chaque champ figure dans données obligatoires du DeCA (en espagnol).

Qui le conserve

L’article 9 de l’arrêté oblige les deux parties à conserver un exemplaire ou une copie pendant au moins un an. La section 2.4 (apartado segundo.4) de la résolution du 5 juin 2026 l’adapte au format numérique : chargeur contractuel et transporteur effectif peuvent avoir chacun leur propre dépôt de fichiers, et « si les fichiers électroniques ont été générés par l’un d’eux, il suffit que l’autre puisse télécharger les fichiers pendant un an ».

Si B génère le DeCA, A n’a pas besoin d’une copie dans son propre système, mais il doit pouvoir le télécharger pendant cette année. Et inversement.

Comment s’organiser dans la chaîne

1. Convenez avec votre cocontractant, envoi par envoi ou par contrat, de qui génère le DeCA.
2. Le chargeur contractuel fournit l’identification des parties, l’origine, la destination, ainsi que la nature et le poids de la marchandise.
3. Le transporteur effectif fournit la date, les immatriculations et, le cas échéant, l’autorisation spéciale.
4. Celui qui ne le génère pas doit pouvoir le télécharger pendant un an.
5. Le conducteur reçoit sa copie avant le début effectif du service (section 7 de la résolution, apartado séptimo ; voir le contrôle routier du DeCA).

Les obligations de chaque partie sont détaillées dans DeCA pour les chargeurs et dans DeCA pour les entreprises de transport (guides en espagnol).

Dans DeCAya

Le PDF de DeCAya sépare l’encadré du chargeur contractuel et celui du transporteur effectif, donne à chacun son propre espace d’observations et reprend la répartition des responsabilités entre les points a) à d) et e) à g). Il comporte en outre un champ facultatif pour l’expéditeur (expedidor), c’est-à-dire celui qui remet la marchandise lorsque ce n’est pas le chargeur contractuel.