Quién hace el DeCA cuando hay subcontratación

Cuando un transporte pasa por varias manos, el DeCA de ese envío no es cosa de toda la cadena, sino de dos empresas: la que hace materialmente el transporte, que es la última de la cadena (el transportista efectivo), y la que la contrata directamente (el cargador contractual). Las dos están obligadas a formalizarlo, y la norma no dice cuál de ellas tiene que generarlo. Lo explican las preguntas 8 y 9 de las preguntas frecuentes del Ministerio, que aplican las definiciones de la Orden FOM/2861/2012.

Las dos figuras del artículo 4

El artículo 4 de la Orden obliga a formalizar el documento a dos figuras:

• Transportista efectivo: el «titular de la autorización a cuyo amparo se realiza materialmente el transporte».
• Cargador contractual: quien «contrata directamente con el transportista efectivo el transporte del envío», ya sea el cargador efectivo u otro transportista, una cooperativa, una agencia de transporte, un transitario, un almacenista-distribuidor, un operador logístico o cualquiera que contrate o intermedie habitualmente en la contratación de transporte.

La palabra clave es directamente. El cargador contractual no es necesariamente el dueño de la mercancía, sino quien está justo un eslabón por encima del camión que hace el viaje.

Lo que responde el Ministerio sobre la subcontratación

La pregunta 9 lo resuelve con un ejemplo: «Si un transportista (Transportista A) subcontrata a otro (Transportista B) para un determinado envío, entonces el último será el transportista efectivo (Transportista B) mientras que el primero será el cargador contractual (Transportista A)».

Y añade que, más allá de la carta de porte entre el cargador y el porteador de la Ley 15/2009, «de cara al DeCA las responsabilidades recaen en quien realiza materialmente el transporte, el último de la cadena de subcontratación, y quien contrata a este». Es decir, las partes del contrato mercantil y las del DeCA pueden no coincidir; la diferencia entre ambos documentos está en DeCA vs carta de porte.

Ambas respuestas recuerdan que la digitalización no modifica la Orden: las responsabilidades «siguen siendo las mismas» que en papel.

Un ejemplo con cuatro empresas

El Ministerio solo pone el ejemplo de dos transportistas. Lo que sigue no es un ejemplo oficial, sino nuestra lectura del artículo 4 y de la pregunta 9 aplicada a una cadena más larga.

Una fábrica de Valencia necesita enviar una carga completa a Zaragoza y se lo encarga a una agencia de transporte. La agencia contrata el servicio con la empresa de Transportes A, que no tiene camión libre y lo subcontrata a Transportes B, un autónomo que hace el viaje con su propio vehículo y su autorización.

• Transportista efectivo: Transportes B, porque el transporte se hace materialmente al amparo de su autorización.
• Cargador contractual: Transportes A, porque es quien contrata directamente con B.
• La fábrica y la agencia no figuran como cargador contractual ni como transportista efectivo en el DeCA de ese envío.

Si la agencia hubiera contratado a B sin pasar por A, el cargador contractual sería la agencia. Y si la fábrica hubiera contratado a B directamente, lo sería la fábrica.

Si tu caso tiene transbordos o varios tramos, la página de preguntas frecuentes del Ministerio tiene un formulario de consulta.

Quién lo genera: lo que la norma deja abierto

Según la pregunta 8, «en la Orden FOM/2861/2012 no se especifica quién debe realizar materialmente el documento, pero sí se establece que ambos están obligados a la formalización». En el ejemplo, el DeCA lo puede generar A o lo puede generar B, así que conviene que lo acuerden entre ellos. Lo que no vale es que cada uno dé por hecho que lo hace el otro: si el documento no existe, el webinar del Ministerio es claro (diapositiva 9): «ambos sancionados».

El artículo 7.1 de la Orden añade un matiz para el cargador contractual. Los dos responden si el documento no se lleva a bordo, «salvo que el cargador contractual pruebe que el documento fue emitido», en cuyo caso queda eximido. Para A, por tanto, conviene poder demostrar que el DeCA se emitió. La Orden no dice cómo se prueba. En nuestra opinión ayuda que la Resolución de 5 de junio de 2026 obligue a registrar la fecha y hora de creación del fichero y a guardarlas como metadatos del PDF (apartados primero.2 y segundo.1), aunque lo exige con otro fin: garantizar que el DeCA se crea antes del inicio efectivo del servicio.

Quién responde de cada dato

Aunque lo genere uno solo, cada parte responde de sus datos (artículo 7.2 y 7.3 de la Orden y pregunta 10 del Ministerio):

• Cargador contractual: apartados a) a d) del artículo 6, es decir, su propia identificación, la del transportista efectivo, el origen y destino, y la naturaleza y el peso de la mercancía. También responde de las observaciones que él mismo incluya (apartado h).
• Transportista efectivo: apartados e) a g), es decir, la autorización especial de circulación cuando proceda, la fecha del transporte y las matrículas. También responde de sus propias observaciones.

En el ejemplo, A responde de la naturaleza y el peso de una mercancía que no ha cargado él. En la práctica, esa información tiene que llegarle desde la fábrica, a través de la agencia. El detalle de cada campo está en datos obligatorios del DeCA.

Quién lo conserva

El artículo 9 de la Orden obliga a los dos a conservar un ejemplar o copia durante al menos un año. El apartado segundo.4 de la Resolución de 5 de junio de 2026 lo adapta al formato digital: cargador contractual y transportista efectivo pueden tener cada uno su propio repositorio, y «si los ficheros electrónicos los generó uno de ellos, es suficiente con que el otro pueda descargar los ficheros durante un año».

Si B genera el DeCA, A no necesita una copia en su propio sistema, pero sí poder descargarlo durante ese año. Y al revés.

Cómo organizarlo en la cadena

1. Acuerda con tu contraparte, envío a envío o por contrato, quién genera el DeCA.
2. El cargador contractual aporta las identificaciones de las partes, el origen, el destino y la naturaleza y el peso de la mercancía.
3. El transportista efectivo aporta fecha, matrículas y, si procede, la autorización especial.
4. Quien no lo genere debe poder descargarlo durante un año.
5. El conductor recibe su copia antes del inicio efectivo del servicio (apartado séptimo de la Resolución; ver la inspección del DeCA en carretera).

Las obligaciones de cada parte están en DeCA para cargadores y en DeCA para empresas de transporte.

En DeCAya

El PDF de DeCAya separa el recuadro del cargador contractual y el del transportista efectivo, da a cada uno su propio espacio de observaciones y recoge el reparto de responsabilidades entre los apartados a) a d) y e) a g). Tiene además un campo opcional de expedidor, para quien entrega la mercancía cuando no es el cargador contractual.