Wer das DeCA bei Unterauftragsvergabe erstellt

Wenn ein Transport durch mehrere Hände geht, ist das DeCA dieser Sendung (envío) nicht Sache der ganzen Kette, sondern zweier Unternehmen. Das eine führt den Transport tatsächlich durch und ist das letzte Glied der Kette: der ausführende Frachtführer (transportista efectivo). Das andere beauftragt dieses Unternehmen direkt: der vertragliche Verlader (cargador contractual). Beide sind verpflichtet, das DeCA auszustellen, und die Vorschrift legt nicht fest, wer von beiden es erstellen muss. So erklären es die Fragen 8 und 9 der FAQ des spanischen Verkehrsministeriums (Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible), die die Begriffsbestimmungen der Verordnung FOM/2861/2012 (Orden FOM/2861/2012) anwenden.

Die zwei Beteiligten nach Artikel 4

Artikel 4 der Verordnung verpflichtet zwei Beteiligte, das Dokument auszustellen:

• Ausführender Frachtführer: der „Inhaber der Genehmigung, auf deren Grundlage der Transport tatsächlich durchgeführt wird“ (eigene Übersetzung).
• Vertraglicher Verlader: wer „mit dem ausführenden Frachtführer direkt die Beförderung der Sendung vereinbart“, sei es der tatsächliche Verlader (cargador efectivo) oder ein anderer Frachtführer, eine Genossenschaft, eine Transportagentur, ein Spediteur, ein Lager- und Vertriebsunternehmen, ein Logistikdienstleister oder jeder, der gewöhnlich Transporte in Auftrag gibt oder bei ihrer Vergabe vermittelt.

Das entscheidende Wort ist direkt. Der vertragliche Verlader ist nicht unbedingt der Eigentümer der Ware, sondern derjenige, der in der Kette genau ein Glied über dem Lkw steht, der die Fahrt durchführt.

Was das Ministerium zu Unteraufträgen antwortet

Frage 9 klärt das anhand eines Beispiels: „Wenn ein Frachtführer (Frachtführer A) für eine bestimmte Sendung einen anderen (Frachtführer B) als Unterauftragnehmer einsetzt, ist Letzterer der ausführende Frachtführer (Frachtführer B), während Ersterer der vertragliche Verlader ist (Frachtführer A).“

Und sie fügt hinzu, dass unabhängig vom Frachtbrief zwischen Verlader und Frachtführer (cargador und porteador) nach dem Gesetz 15/2009 (Ley 15/2009) „für das DeCA die Verantwortung bei demjenigen liegt, der den Transport tatsächlich durchführt, dem letzten Glied der Unterauftragskette, und bei demjenigen, der diesen beauftragt“. Die Parteien des Handelsvertrags und die des DeCA müssen also nicht übereinstimmen; den Unterschied zwischen beiden Dokumenten erklären wir in DeCA vs. Frachtbrief (auf Spanisch).

Beide Antworten erinnern daran, dass die Digitalisierung die Verordnung nicht ändert: Die Verantwortlichkeiten „bleiben dieselben“ wie auf Papier.

Ein Beispiel mit vier Unternehmen

Das Ministerium nennt nur das Beispiel mit zwei Frachtführern. Das Folgende ist kein offizielles Beispiel, sondern unsere Auslegung von Artikel 4 und Frage 9, angewandt auf eine längere Kette.

Eine Fabrik in Valencia muss eine Komplettladung nach Zaragoza schicken und beauftragt damit eine Transportagentur. Die Agentur vergibt den Auftrag an das Unternehmen Transportes A, das keinen Lkw frei hat und ihn als Unterauftrag an Transportes B weitergibt, einen Selbstständigen, der die Fahrt mit seinem eigenen Fahrzeug und seiner eigenen Genehmigung durchführt.

• Ausführender Frachtführer: Transportes B, weil der Transport tatsächlich auf Grundlage seiner Genehmigung durchgeführt wird.
• Vertraglicher Verlader: Transportes A, weil es B direkt beauftragt.
• Die Fabrik und die Agentur erscheinen im DeCA dieser Sendung weder als vertraglicher Verlader noch als ausführender Frachtführer.

Hätte die Agentur B ohne den Umweg über A beauftragt, wäre die Agentur der vertragliche Verlader. Und hätte die Fabrik B direkt beauftragt, wäre es die Fabrik.

Wenn Ihr Fall Umladungen oder mehrere Teilstrecken umfasst: Die FAQ-Seite des Ministeriums bietet ein Anfrageformular.

Wer es erstellt: was die Vorschrift offenlässt

Laut Frage 8 „wird in der Verordnung FOM/2861/2012 nicht festgelegt, wer das Dokument tatsächlich erstellen muss, wohl aber, dass beide zur Ausstellung verpflichtet sind“. Im Beispiel kann also A das DeCA erstellen oder B, und die beiden sollten das untereinander vereinbaren. Was nicht funktioniert: dass jeder davon ausgeht, der andere erledige es. Gibt es kein Dokument, ist das Webinar des Ministeriums eindeutig (Folie 9): „beide sanktioniert“.

Artikel 7.1 der Verordnung fügt für den vertraglichen Verlader eine Besonderheit hinzu. Beide sind verantwortlich, wenn das Dokument nicht an Bord mitgeführt wird, „es sei denn, der vertragliche Verlader weist nach, dass das Dokument ausgestellt wurde“; in diesem Fall ist er davon befreit. Für A lohnt es sich also, nachweisen zu können, dass das DeCA ausgestellt wurde. Wie dieser Nachweis zu führen ist, sagt die Verordnung nicht. Unserer Ansicht nach hilft es, dass die technische Resolution vom 5. Juni 2026 (Resolución de 5 de junio de 2026) vorschreibt, Datum und Uhrzeit der Erstellung der Datei zu erfassen und als Metadaten des PDF zu speichern (Punkt 2 von Abschnitt eins und Punkt 1 von Abschnitt zwei, apartados primero.2 und segundo.1), auch wenn sie das zu einem anderen Zweck verlangt: um sicherzustellen, dass das DeCA vor dem tatsächlichen Beginn des Transports erstellt wird.

Wer für welche Angabe verantwortlich ist

Auch wenn nur einer es erstellt, ist jede Partei für ihre eigenen Angaben verantwortlich (Artikel 7.2 und 7.3 der Verordnung und Frage 10 des Ministeriums):

• Vertraglicher Verlader: Buchstaben a) bis d) von Artikel 6, also seine eigene Identifizierung, die des ausführenden Frachtführers, Abgangs- und Bestimmungsort sowie Art und Gewicht der Ware. Er ist auch für die Anmerkungen verantwortlich, die er selbst einträgt (Buchstabe h).
• Ausführender Frachtführer: Buchstaben e) bis g), also gegebenenfalls die Sondergenehmigung (autorización especial de circulación), das Transportdatum und die Kennzeichen. Er ist auch für seine eigenen Anmerkungen verantwortlich.

Im Beispiel ist A für Art und Gewicht einer Ware verantwortlich, die es nicht selbst geladen hat. In der Praxis muss diese Information von der Fabrik über die Agentur zu A gelangen. Die Einzelheiten zu jedem Feld finden Sie unter Pflichtangaben des DeCA (auf Spanisch).

Wer es aufbewahrt

Artikel 9 der Verordnung verpflichtet beide, ein Exemplar oder eine Kopie mindestens ein Jahr lang aufzubewahren. Punkt 4 von Abschnitt zwei (apartado segundo.4) der Resolution vom 5. Juni 2026 überträgt das auf das digitale Format: Vertraglicher Verlader und ausführender Frachtführer können jeweils ein eigenes Repository haben, und „wenn einer von ihnen die elektronischen Dateien erstellt hat, genügt es, dass der andere die Dateien ein Jahr lang herunterladen kann“.

Erstellt B das DeCA, braucht A keine Kopie im eigenen System, muss es aber während dieses Jahres herunterladen können. Und umgekehrt.

Wie Sie es in der Kette organisieren

1. Vereinbaren Sie mit Ihrem Gegenüber, Sendung für Sendung oder per Vertrag, wer das DeCA erstellt.
2. Der vertragliche Verlader liefert die Identifizierung der Parteien, Abgangs- und Bestimmungsort sowie Art und Gewicht der Ware.
3. Der ausführende Frachtführer liefert Datum, Kennzeichen und gegebenenfalls die Sondergenehmigung.
4. Wer es nicht erstellt, muss es ein Jahr lang herunterladen können.
5. Der Fahrer erhält seine Kopie vor dem tatsächlichen Beginn des Transports (Abschnitt sieben der Resolution, apartado séptimo; siehe die Straßenkontrolle des DeCA).

Die Pflichten jeder Partei finden Sie unter DeCA für Verlader und DeCA für Transportunternehmen (beide auf Spanisch).

In DeCAya

Das PDF von DeCAya trennt das Feld des vertraglichen Verladers von dem des ausführenden Frachtführers, gibt jedem einen eigenen Bereich für Anmerkungen und hält die Aufteilung der Verantwortung zwischen den Buchstaben a) bis d) und e) bis g) fest. Außerdem gibt es ein optionales Feld für den Absender (expedidor), also denjenigen, der die Ware übergibt, wenn das nicht der vertragliche Verlader ist.