Erreurs fréquentes lors de la génération du DeCA (et comment les éviter)

Un DeCA peut contenir toutes les bonnes données et pourtant ne pas être conforme, à cause de la façon dont il a été généré, remis ou corrigé. Voici neuf erreurs qui le rendent non valable ou non conforme à la réglementation, avec la règle qu’elles enfreignent et la façon de les éviter. Les règles proviennent de la résolution du 5 juin 2026 (Resolución de 5 de junio de 2026) et de l’arrêté FOM/2861/2012 (Orden FOM/2861/2012).

Erreurs dans le fichier et dans le lien

1. Scanner un document papier

Scanner un formulaire rempli à la main ne produit pas un DeCA. La section 2 (apartado segundo) de la résolution exige une génération « nativement numérique » (notre traduction), à partir des données structurées de l’application, et le dit clairement : « Ne seront donc pas valables les fichiers électroniques obtenus à partir du scannage d’un document existant sur papier ou d’images numérisées ».

Comment l’éviter : générez le PDF avec une application qui le construit à partir des données. Imprimer ce PDF pour le conducteur est bien autorisé ; ce qui n’est pas valable, c’est le chemin inverse.

2. Un lien protégé par mot de passe ou avec un bouton de téléchargement

Le QR du DeCA contient l’URL à partir de laquelle les agents téléchargent le PDF. Selon la section 3 (apartado tercero), « aucune URL qui dirige vers une page web qui exige des identifiants ou une authentification, ni qui comporte des boutons de téléchargement ou d’autres éléments impliquant une interaction manuelle, ne sera valable ». En outre, selon le point 2 de la même section, le lien ne peut pas expirer avant la fin du service.

Comment l’éviter : scannez le QR avec un téléphone sans session ouverte et vérifiez que le PDF se télécharge directement. Les détails techniques se trouvent dans le code QR du DeCA (en espagnol).

Erreurs liées au moment et à la remise

3. Créer le DeCA alors que le camion est déjà parti

La section 1 (apartado primero) impose de transformer les données en fichier « dès qu’elles sont connues et toujours avant le début effectif du service ». Pour le garantir, l’application doit enregistrer la date et l’heure de création, et la section 2 demande qu’elles figurent comme métadonnées du PDF. La résolution n’en dit pas plus, mais nous en déduisons qu’un DeCA créé en cours de route porterait dans le fichier lui-même l’heure qui le trahit.

Comment l’éviter : générez le DeCA dès que vous avez les données du chargement et remettez la copie au conducteur avant le départ, comme le demande la section 7 (apartado séptimo).

4. Corriger à la main la copie imprimée

Le conducteur peut avoir le DeCA imprimé sur lui, toujours avec le QR, mais barrer une immatriculation ou modifier un poids au stylo ne sert à rien. La section 7 dispose : « les annotations manuscrites portées sur celle-ci ne seront pas prises en compte. La seule manière valable de modifier un DeCA est celle indiquée à la section 5 de la présente résolution ».

Comment l’éviter : faites toute modification dans l’application, avec l’une des deux méthodes de la section 5 (apartado quinto). Nous vous l’expliquons dans comment modifier un DeCA.

5. Modifier le DeCA et ne pas le renvoyer au conducteur

La section 5 admet deux méthodes : modifier le PDF existant (même URL et même QR, en ajoutant le motif du changement et en signalant les anciennes données comme non valables) ou en générer un nouveau (nouvelle URL et nouveau QR, en conservant l’original). Et elle conclut : « Dans les deux cas, il faudra faire parvenir le PDF modifié ou le nouveau PDF au conducteur ». Avec la seconde méthode, de plus, la copie que le conducteur a sur lui porte un QR qui pointe vers l’ancien fichier.

Comment l’éviter : considérez le renvoi comme une partie de la modification, et non comme une étape à part.

Erreurs dans les données

6. Seulement l’immatriculation du tracteur, ou un changement de véhicule non mentionné

Pour un ensemble articulé, l’article 6 g) de l’arrêté exige « tant l’immatriculation du véhicule tracteur que celle de la semi-remorque ou de la remorque tractée par celui-ci ». Et il ajoute : « Si, une fois l’opération de transport commencée, un changement de véhicule se produisait, cette circonstance devra être mentionnée dans la documentation de contrôle par l’entreprise de transport ». Selon l’article 7.3, c’est le transporteur effectif (transportista efectivo) qui répond de cette donnée.

Comment l’éviter : vérifiez les deux immatriculations avant de partir et, si le véhicule change, modifiez le DeCA et renvoyez-le.

7. Regrouper des envois de chargeurs ou de transporteurs différents

Un DeCA peut regrouper plusieurs envois (envíos), mais la section 6 (apartado sexto) ne le permet que « lorsque le chargeur contractuel et le transporteur effectif sont les mêmes pour tous les envois ». Pour chaque envoi doivent être identifiées son origine et sa destination ainsi que la nature et le poids de sa marchandise.

Comment l’éviter : si, sur un même trajet, vous transportez des envois de deux chargeurs contractuels (cargadores contractuales) différents, faites un DeCA pour chacun.

8. Ne pas identifier séparément les deux parties, ou croire que le format CMR en fait une lettre de voiture CMR

Le format est libre, y compris celui d’une lettre de voiture ou d’un document de transport ADR. Mais la section 8 (apartado octavo) exige que « les figures du chargeur contractuel et du transporteur effectif soient toujours identifiées de manière expresse et distincte ». Ce ne sont pas toujours les mêmes personnes que le chargeur et le voiturier de la lettre de voiture : selon la question 9 des questions fréquentes du ministère espagnol des Transports, si un transporteur sous-traite à un autre, le premier est le chargeur contractuel et le second, le transporteur effectif.

La question 13 distingue en outre le format de la nature juridique : pour un transport national, « on peut utiliser le format du CMR si cela s’avère plus pratique, mais cela ne signifie pas que le service est réalisé sous le régime de la convention CMR, puisque celle-ci ne s’applique pas à un transport national ».

Comment l’éviter : intitulez les cases « chargeur contractuel » et « transporteur effectif » et incluez toutes les données de l’article 6. Pour aller plus loin : DeCA et CMR (en espagnol) et qui établit le DeCA en cas de sous-traitance.

Erreurs après le service

9. Ne pas conserver le DeCA pendant un an

L’article 9 de l’arrêté oblige à conserver le document « pendant au moins un an » à la disposition de l’Inspection du transport terrestre (Inspección de Transporte Terrestre), et la section 2 de la résolution l’applique aux fichiers électroniques, tant du chargeur contractuel que du transporteur effectif. Si l’un des deux les a générés, il suffit que l’autre puisse les télécharger pendant cette année.

Ne le confondez pas avec le lien : une fois écoulés sept jours calendaires depuis la fin du service, le téléchargement par URL peut être désactivé (section 3), mais le fichier reste conservé. Si vous avez modifié le DeCA en en générant un nouveau, conservez aussi l’original.

Comment l’éviter : vérifiez combien de temps votre outil conserve les PDF.

Ce qui dépend de l’outil et ce qui dépend de vous

Les erreurs 1, 2 et 9 sont évitées ou provoquées par l’application avec laquelle vous générez le DeCA : vérifiez-les au moment de la choisir, avec la liste des exigences du DeCA (en espagnol). Les autres dépendent de votre façon de travailler : générer à temps, remettre la copie avant le départ, corriger uniquement depuis l’application et toujours renvoyer le document.