Errores frecuentes al generar el DeCA (y cómo evitarlos)

Un DeCA puede tener todos los datos bien y aun así no cumplir, por cómo se ha generado, entregado o corregido. Estos son nueve errores que lo dejan sin validez o fuera de la norma, con la regla que incumplen y cómo evitarlos. Las reglas salen de la Resolución de 5 de junio de 2026 y de la Orden FOM/2861/2012.

Errores en el fichero y en el enlace

1. Escanear un documento en papel

Escanear un impreso rellenado a mano no produce un DeCA. El apartado segundo de la Resolución exige que la generación sea «nativa digital», a partir de los datos estructurados de la aplicación, y lo deja claro: «No serán válidos, por tanto, los ficheros electrónicos obtenidos a partir del escaneo de un documento existente en papel o de imágenes digitalizadas».

Cómo evitarlo: genera el PDF con una aplicación que lo construya a partir de los datos. Imprimir ese PDF para el conductor sí está permitido; lo que no vale es el camino inverso.

2. Un enlace con contraseña o con botón de descarga

El QR del DeCA contiene la URL desde la que los agentes descargan el PDF. Según el apartado tercero, «no será válida ninguna URL que dirija a una página web que requiera credenciales o autenticación, ni que incorpore botones de descargas u otros elementos que impliquen una interacción manual». Además, según el punto 2 del mismo apartado, el enlace no puede caducar antes de que termine el servicio.

Cómo evitarlo: escanea el QR con un móvil sin sesión iniciada y comprueba que el PDF se descarga directamente. Los detalles técnicos están en el código QR del DeCA.

Errores de momento y de entrega

3. Crear el DeCA cuando el camión ya ha salido

El apartado primero exige transformar los datos en el fichero «en cuanto sean conocidos y siempre antes del inicio efectivo del servicio». Para garantizarlo, la aplicación debe registrar la fecha y hora de creación, y el apartado segundo pide que figuren como metadatos del PDF. La Resolución no dice más, pero de ahí deducimos que un DeCA creado a media ruta llevaría en el propio fichero la hora que lo delata.

Cómo evitarlo: genera el DeCA en cuanto tengas los datos de la carga y entrega la copia al conductor antes de salir, como pide el apartado séptimo.

4. Corregir a mano la copia impresa

El conductor puede llevar el DeCA impreso, siempre con el QR, pero tachar una matrícula o cambiar un peso a bolígrafo no sirve. El apartado séptimo dice: «no se tendrán en cuenta las anotaciones manuscritas en la misma. La única forma válida para modificar un DeCA es la indicada en el apartado quinto de esta resolución».

Cómo evitarlo: haz cualquier cambio en la aplicación, con uno de los dos métodos del apartado quinto. Te lo explicamos en cómo modificar un DeCA.

5. Modificar el DeCA y no reenviarlo al conductor

El apartado quinto admite dos métodos: editar el PDF existente (misma URL y mismo QR, añadiendo el motivo del cambio y marcando los datos antiguos como no válidos) o generar uno nuevo (nueva URL y nuevo QR, conservando el original). Y cierra: «En ambos casos se deberá hacer llegar el PDF modificado o el nuevo PDF al conductor». Con el segundo método, además, la copia que lleva el conductor tiene un QR que apunta al fichero anterior.

Cómo evitarlo: trata el reenvío como parte de la modificación, no como un paso aparte.

Errores en los datos

6. Solo la matrícula de la tractora, o un cambio de vehículo sin anotar

El artículo 6 g) de la Orden pide, en un conjunto articulado, «tanto la matrícula del vehículo tractor como la del semirremolque o remolque arrastrado por este». Y añade: «Si iniciada la operación de transporte se produjera un cambio de vehículo, esta circunstancia deberá hacerse constar en la documentación de control por la empresa de transportes». Según el artículo 7.3, de este dato responde el transportista efectivo.

Cómo evitarlo: revisa las dos matrículas antes de salir y, si cambia el vehículo, modifica el DeCA y reenvíalo.

7. Agrupar envíos con distinto cargador o transportista

Un DeCA puede agrupar varios envíos, pero el apartado sexto solo lo permite «cuando el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos los envíos». Cada envío debe llevar identificados su origen y destino y la naturaleza y el peso de su mercancía.

Cómo evitarlo: si en la misma ruta llevas envíos de dos cargadores contractuales distintos, haz un DeCA para cada uno.

8. No identificar por separado a las dos partes, o creer que el formato CMR lo convierte en un CMR

El formato es libre, incluido el de una carta de porte o un documento ADR. Pero el apartado octavo exige que «siempre estén identificadas de forma expresa y diferenciada las figuras de cargador contractual y transportista efectivo». No son siempre las mismas personas que el cargador y el porteador de la carta de porte: según la pregunta 9 de las preguntas frecuentes del Ministerio, si un transportista subcontrata a otro, el primero es el cargador contractual y el segundo, el transportista efectivo.

La pregunta 13 separa además el formato del carácter legal: en un transporte nacional «se puede utilizar el formato del CMR si resulta más conveniente, pero eso no significa que se esté realizando el servicio bajo del convenio CMR, puesto que no es de aplicación a un transporte nacional».

Cómo evitarlo: rotula las casillas como «cargador contractual» y «transportista efectivo» e incluye todos los datos del artículo 6. Más en DeCA y CMR y en quién hace el DeCA cuando hay subcontratación.

Errores después del servicio

9. No conservar el DeCA un año

El artículo 9 de la Orden obliga a conservar el documento «durante al menos un año» a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre, y el apartado segundo de la Resolución lo aplica a los ficheros electrónicos, tanto del cargador contractual como del transportista efectivo. Si uno de los dos los generó, basta con que el otro pueda descargarlos durante ese año.

No lo confundas con el enlace: pasados siete días naturales desde el final del servicio, la descarga por URL se puede desactivar (apartado tercero), pero el fichero se sigue conservando. Si modificaste el DeCA generando uno nuevo, guarda también el original.

Cómo evitarlo: comprueba cuánto tiempo guarda los PDF tu herramienta.

Qué depende de la herramienta y qué depende de ti

Los errores 1, 2 y 9 los evita o los provoca la aplicación con la que generas el DeCA: compruébalos al elegirla, con la lista de requisitos del DeCA. Los demás dependen de tu forma de trabajar: generar a tiempo, entregar la copia antes de salir, corregir solo desde la aplicación y reenviar siempre.