Cómo modificar un DeCA: cambio de camión, avería o error de datos

Si durante el transporte cambia el camión, el vehículo se avería o descubres un dato mal puesto, el DeCA se modifica de una de las dos formas que fija el apartado quinto de la Resolución de 5 de junio de 2026: editando el PDF existente o generando uno nuevo. En los dos casos hay que hacer llegar el documento actualizado al conductor, y en ninguno vale corregir a mano la copia impresa.

Los dos métodos, tal como los recoge la Resolución

El apartado quinto empieza así: «En caso de que durante la realización del servicio de transporte se requiera la modificación o actualización de los datos del DeCA, podrá acudirse a uno de los siguientes métodos»:

1. Modificación del fichero electrónico existente. «Se añadirán los nuevos datos en el PDF existente, así como el motivo del cambio, y se conservarán los datos antiguos indicando claramente que ya no son válidos. En este caso, al mantener el mismo PDF, la URL no cambiará y el código QR existente seguirá siendo válido.»
2. Generación de un nuevo fichero electrónico. «Se generará un nuevo PDF con todos los datos. En este caso, al ser un PDF diferente, tendrá una nueva URL y por tanto, el código QR será diferente. En este caso, se deberá conservar el fichero original a los efectos de trazabilidad de la modificación de los datos.»

Y termina: «En ambos casos se deberá hacer llegar el PDF modificado o el nuevo PDF al conductor». El Ministerio repite este texto en sus preguntas frecuentes (pregunta 12) y en su webinar lo resumió así (diapositiva 19): si se edita el PDF, mismo enlace y mismo QR; si se genera uno nuevo, nueva URL y nuevo QR.

Qué pasa con el enlace y el QR en cada método

Con el primer método, el QR que ya lleva el conductor sigue funcionando, porque apunta al mismo PDF. A cambio, el documento tiene que mostrar a la vez los datos nuevos, el motivo del cambio y los datos antiguos marcados claramente como no válidos. Aunque el QR no cambie, una copia impresa antes del cambio no muestra los datos nuevos, y el apartado quinto obliga igualmente a hacer llegar el PDF modificado al conductor.

Con el segundo método, el PDF nuevo sale limpio, con todos los datos actualizados, pero tiene otra URL y otro QR. La copia que lleva el conductor, en el móvil o impresa, contiene el QR del fichero anterior, así que hay que sustituirla. El fichero original no se borra: se conserva para que quede rastro del cambio.

La Resolución deja elegir entre los dos, y su apartado séptimo cierra la puerta a cualquier otro camino. Más sobre el enlace en el código QR del DeCA.

Lo que no hay que olvidar al modificar

• Reenviar al conductor. El apartado quinto obliga a hacerle llegar el PDF modificado o el nuevo, sea cual sea el método, y el séptimo exige que la copia que lleva a bordo, en el móvil o en papel, contenga el código QR.
• Fecha y hora del cambio. Según el apartado primero, la aplicación debe registrar la fecha y hora de creación del fichero y «también se registrará la fecha y hora si existe una modificación». El apartado segundo añade que las dos serán metadatos del PDF.
• Conservar el original. En el segundo método, el apartado quinto obliga a guardar el fichero original «a los efectos de trazabilidad». Como cualquier DeCA, se conserva al menos un año (apartado segundo de la Resolución y artículo 9 de la Orden FOM/2861/2012).

Las correcciones a mano no cuentan

Llevar el DeCA impreso está permitido, siempre que la copia tenga el QR. Lo que no sirve es escribir encima. El apartado séptimo es claro: «En caso de portar una copia impresa, no se tendrán en cuenta las anotaciones manuscritas en la misma. La única forma válida para modificar un DeCA es la indicada en el apartado quinto de esta resolución». Es uno de los errores frecuentes al generar el DeCA.

Tres situaciones habituales

Cambio de camión o de remolque

El artículo 6 g) de la Orden lo prevé de forma expresa: «Si iniciada la operación de transporte se produjera un cambio de vehículo, esta circunstancia deberá hacerse constar en la documentación de control por la empresa de transportes». En un conjunto articulado cuentan las dos matrículas, la de la tractora y la del semirremolque o remolque, y según el artículo 7.3 de ellas responde el transportista efectivo. El primero de los dos ejemplos del Ministerio a los que remite la diapositiva 25 del webinar, un documento de transporte ADR seguido de un DeCA, tiene en la tabla de vehículos del DeCA una columna «Cambio vehículo» para dejarlo anotado.

Avería

Si la avería obliga a pasar la carga a otro vehículo, es un cambio de vehículo y se trata igual: se modifica el DeCA con las nuevas matrículas por uno de los dos métodos y se hace llegar al conductor que continúa el viaje, que puede no ser el mismo.

Error en los datos

Un NIF mal escrito, un peso equivocado o un destino que cambia durante el servicio se corrigen igual. Antes de tocar nada, ten en cuenta quién responde de cada dato según el artículo 7 de la Orden: el cargador contractual, de los apartados a) a d) (las partes, el origen y el destino, la mercancía y su peso), y el transportista efectivo, de los apartados e) a g) (la autorización especial, la fecha y las matrículas). Si el dato es de la otra parte, confírmalo con ella. En el DeCA para empresas de transporte tienes el reparto completo.

Cómo lo hace DeCAya

DeCAya usa el segundo método. Al modificar un DeCA se genera un PDF nuevo con nuevo QR y nuevo enlace, y la aplicación te recuerda que hay que reenviarlo al conductor. El PDF nuevo lleva la etiqueta «DeCA · versión 2» (o 3, 4…) y una nota que indica a qué versión sustituye y que esta deja de ser válida para el servicio. El campo «Motivo de la modificación» es opcional (el apartado quinto solo pide el motivo en el primer método): si lo rellenas, aparece en esa nota; si no, la nota dice «Motivo: no indicado». Las versiones anteriores se conservan, y el formulario tiene un campo de cambio de vehículo que se imprime en la columna «Cambio vehículo».